Executive Assistant

Stiamo cercando un/a nuovo/a risorsa per la sede dell’ufficio di Trieste da inserire in area segreteria e supporto gestione sede periferica. Vorremmo conoscerti di persona (digitalmente parlando) per raccontarti il lavoro che facciamo tutti i giorni nel nostro team e come puoi costruire il percorso che desideri insieme a noi.

Le principali attività sono:

• Gestione agenda (appuntamenti/meeting sia interni che con i clienti)
• Gestione e filtro della corrispondenza
• Organizzazione logistica delle riunioni (collegamenti telefonici, video conference, prenotazione sale riunioni e catering)
• Prenotazione e gestione viaggi (voli, treni, hotel, auto…)
• Gestione della documentazione verso i clienti dei professionisti assegnati: impaginazione, correzione e finalizzazione secondo gli standard aziendali
• Mantenimento e monitoraggio dell’archivio cartaceo e digitale della documentazione
• Compilazione con utilizzo del tool gestionale del timesheet e rimborso spese per i professionisti assegnati
• Supporto nell’applicazione dei protocolli aziendali relativamente agli accessi ai nostri uffici e presso le sedi dei nostri clienti
• Supporto gestionale della sede, interfacciandosi con la sede di Milano per: gestione archivio, manutenzioni programmate, approvvigionamenti cancelleria, acqua, ricezione, smistamento e spedizione posta
• Completa il profilo la formazione di addetto gestione emergenze, se già in possesso.

Che cosa stiamo cercando?

• La candidata ideale è un/una giovane con spirito di iniziativa che ha interesse a confrontarsi con un contesto internazionale sfidante e complesso
• Esperienza pregressa presso aziende di piccole - medie dimensioni
• Ottima conoscenza della lingua inglese soprattutto scritta
• Attitudine proattiva, positiva, con attenzione ai dettagli, multi-tasking, velocità in fase esecutiva
• Riservatezza e flessibilità
• Capacità di lavorare in autonomia, comprensione delle priorità e delle aspettative dei professionisti assegnati rispetto alla loro attività e ruolo in azienda, capace di interagire con tutti i livelli all’interno dell’organizzazione
• Ottima conoscenza del pacchetto office soprattutto word

The exceptional EY experience, it’s yours to build.

Per qualsiasi informazione potete rivolgervi a Thomas Ronci – Thomas.Ronci@it.ey.com